دفتر کار مجازی

دفتر کار مجازی در حقیقت یک مرکز تلفن بسیار هوشمند و پیشرفته می باشد که شما را از داشتن یک دفتر کار واقعی تقریبا بی نیاز می سازد . البته این دستگاه جایگزین بسیار مناسب دستگاه های سانترال فعلی نیز می باشد . امکانات دفتر کار مجازی را در ذیل لیست نموده ایم .

1 ) دفتر کار مجازی و امکانات تلفنی آن :

الف ) منشی هوشمند چند مرحله ای

منشی هوشمند در دفتر کار مجازی در واقع یک صدای ضبط شده است که می تواند تماس های ورودی را به مقصد مورد نظر منتقل نماید , که این امکان به صورت چند مرحله ای هم قابل برنامه ریزی می باشد همچنین منشی هوشمند دفتر کار مجازی , قابلیت اعلام آدرس , شماره حساب و یا هر پیغام صوتی دیگر را نیز دارا می باشد .

ب ) انتقال تماس ها بدون استفاده از دایورت مخابرات

دفتر کار مجازی قابلیت انتقال تماس به صورت هوشمند را نیز دارا می باشد بدین شکل که اگر داخلی شما در دفتر کار در دسترس نباشد تماس را به داخلی دیگر و یا حتی شماره تلفن همراه شما منتقل می نماید و تماس گیرنده متوجه انتقال تماس نخواهد شد زیرا در حقیقت هیچ گونه عمل دایورتی رخ نداده است .

ج ) ضبط کلیه مکالمات

دفتر کار مجازی قابلیت ضبط کامل مکالمات را دارا می باشد بدین شکل که شما می توانید بخشی از یک مکالمه یا همه مکالمات را ضبط نموده و یا حتی در بین یک مکالمه شروع به ضبط آن نمایید .

د ) گزارش گیری از مکالمات

دفتر کار مجازی قابلیت گزارش گیری از تمامی مکالمات را در اختیارتان قرار می دهد که در مواقع اضطراری در وقت و هزینه شما جهت مراجعه به مخابرات و دریافت پرینت مکالمات صرفه جویی می نماید , همچنین در هنگام گزارش گیری دفتر کار مجازی , می توان انواع فیلتر ها جهت گزارش گیری دقیق تر را نیز اعمال نمود .

ه ) محدودیت مکالمات در ساعات دلخواه

دفتر کار مجازی این قابلیت را در اختیارتان قرار می دهد که شیفت و ساعات کاری سازمان را نیز تعریف نموده که در زمان مورد نظر تماس ها برقرار گردد و در زمان استراحت کسی مزاحم شما نگردد .

و ) تعریف شیفت های مختلف کاری

امکان این برنامه ریزی وجود دارد که دفتر کار همراه در هر شیفت زمانی که شما بازه آن را مشخص می نمایید , عملکردی کاملا متفاوت نسبت به شیفت های دیگر نیز داشته باشد .

ز ) استفاده از موبایل و رایانه به عنوان تلفن

اگر خریداری تلفن برای شما امری پر هزینه می باشد , دفتر کار همراه این مشکل را رفع نموده و شما مـی توانید از کامپیوتر با اتصال یک هدست و نصب یک نرم افزار به عنوان تلفن نیز استفاده نمایید . لازم به ذکر است که در این حالت شما هیچ گونه هزینه ای را بابت خریداری نرم افزار دفتر کار مجازی پرداخت نخواهید نمود .

ح ) امکان تعریف بی نهایت داخلی

تعداد داخلی های قابل تعریف در دفتر کار مجازی نامحدود می باشد و شما هر تعداد داخلی که نیاز داشته باشید , قادر به تعریف نمودن آن هستید , زیرا داخلی ها در دفتر کار مجازی کاملا نرم افزاری تعریف می گردد و بالعکس دستگاه های سانترال موجود در بازار می باشد , که هر تعداد داخلی احتیاج به یک ماژول سخت افزاری دارد .

ط ) امکان اتصال به بی نهات خط شهری

دفتر کار مجازی در اتصال به خطوط شهری نیز محدود نمی باشد و هر تعداد خط شهری قابلیت اتصال به دفتر کار مجازی را دارا می باشد , در ضمن شما می توانید از خطوط E1 نیز استفاده نمایید , البته اتصال خطوط شهری کاملا سخت افزاری بوده و خطوط بیشتر احتیاج به ماژول های بیشتری نیز دارا می باشند .

ی ) امکان تشخیص تماس گیرنده و مدیریت آن

دفتر کار مجازی قابلیت تشخیص محدوده جغرافیایی تماس گیرنده را دارا می باشد و برای تماس گیرنده ها از نظر حضور در محدوده جغرافیایی خاص قادر به مدیریت هدفمند نیز می باشد , به عنوان مثال اگر مخاطب شما از امارات تماس می گیرد دفتر کار مجازی پیغام خوش آمدگویی را به زبان عربی پخش نماید و به اپراتور عرب زبان نیز متصل گردد و یا اینکه اگر تماس شما از شمال , جنوب , غرب , شرق و یا هر منطقه ای از شهر شما باشد مدیریتی متفاوت نیز اعمال گردد . ( امکان مدیریت بر مناطق شهری نیز وجود دارد )

ک ) اعمال صف بندی تماس های ورودی و مدیریت آن

این امکان در دفتر کار مجازی زمانی حس می گردد که تماس های ورودی شما از تعداد اپراتور های پاسخ گوی سیستم تلفنی شما بیشتر باشد , که با این قابلیت دفتر کار مجازی تماس ها را در صف انتظار قرار داده و به نوبت به اپراتور های فعال متصل می نماید .

ل ) مدیریت بر هزینه مکالمات

از دیگر قابلیت های دفتر کار مجازی امکان محاسبه ریز هزینه مکالمات و برنامه ریزی های لازم و همچنین اعمال محدودیت هزینه ای در دفتر کار مجازی , برای هر کاربر می باشد .

م ) مدیریت بر زمان مکالمات

دفتر کار مجازی این قابلیت را در اختیار شما قرار می دهد که زمان مکالمات هر کاربر را به صورت مجزا محدود نمایید و از اشغال بودن مداوم خطوط جلوگیری نمایید .

ن ) صندوق صوتی

یکی از امکانات بسیار جالبی که دفتر کار مجازی به مشتریان خود نیز عرضه می دارد امکان دریافت پست صوتی می باشد , به طور مثال در صورتی که با شما تماس گرفته شود و شما در دسترس نباشید امکان دریافت پیغام صوتی از تماس گیرنده وجود دارد و شما در هـنـگام بازگـشـت به مـحـل کـار خـود مـی تـوانـیـد به آن گـوش دهیـد همچنین دفتر کار مجازی می تواند پیغام صوتی را برای شما به پست الکترونیکی تان ارسال نماید و یا از راه دور به پیام های صندوق صوتی خود نیز دسترسی داشته باشید .

س ) امکان استفاده از سیم کارت به جای خطوط شهری

در صورتی که شما به هر دلیلی مجبور به استفاده از تلفن همراه می باشید و از حمل چندین گوشی خسته شده اید , دفـتـر کـار مـجازی امکان استفاده از سیم کارت به جای خطوط شهری را برای شما فراهم می سازد و دفتر کار مجازی با خطوط موبایل مانند خطوط ثابت برخورد می نماید .

2 ) دفتر کار مجازی و مدیریت فکس ها :

الف ) عدم نیاز به دستگاه فکس

دستگاه فکس یک دستگاه پر هزینه و پر دردسر است , حتما شما هم با مشکلات این دستگاه آشنا هستید مشکلاتی مانند گیر کردن کاغذ , تمام شدن کاغذ , تهیه مواد مصرفی مثل فیلم یا کارتریج و همچنین نیاز به سرویس های دوره ای , اما با داشتن دفتر کار مجازی نیازی به دستگاه فکس ندارید و دفتر کار همراه  به صورت خودکار فکس ها را دریافت نموده و شما می توانید از ایمیل خود و یا پنل وب دفتر کار مجازی , فکس های خود را مشاهده نمایید و از همین روش نیز می توان جهت ارسال فکس استفاده نمایید .

ب ) تعریف بی نهایت فکس

دفتر کار مجازی این امکان را برای شما نیز فراهم نموده است که بی شمار دستگاه فکس داشته باشید و به صورت جداگانه آنها را مدیریت نمایید و یا به کاربران تان فکس اختصاصی بدهید که شما با این روش می توانید اسنادی را که لزومی ندارد توسط بعضی از افراد دیده شوند را امن نگه دارید .

ج ) امکان ارسال فکس های دریافتی به پست الکترونیک

دفتر کار مجازی قابلیت ارسال فکس های دریافتی از هر فکس مجازی به یک پست الکترونیک متفاوت را دارا می باشد , بدین شکل که دیگر برای دریافت فکس ها لازم نیست در دفتر کارتان حضور داشته باشید و در هر کجا که حضور دارید با دسترسی به ایمیل خود فکس ها را نیز مشاهده نمایید در ضمن شما می توانید یک پست الکترونیک خاص را هم داشته باشید که تمام فکس هایی که از هر کدام از فکس های مجازی دریافت می گردند نیز به آن آدرس ارسال گردند .

د ) امکان آرشیو تمامی فکس ها

با استفاده از دفتر کار مجازی دیگر نگران گم شدن و یا بایگانی فکس های دریافتی دفتر کار خود نباشید دفتر کار مجازی همه فکس های دریافتی و ارسالی را به صورت آرشیو با قابلیت جستجو بر اساس تاریخ , ارسال کننده , دریافت کننده و ... را نیز دارا می باشد .

3 ) دفتر کار مجازی با امکانات تبلیغاتی :

الف ) تبلیغات صوتی

دستگاه با دریافت یک آرشیو از شماره تلفن ها , قادر به برقراری تماس با آنها و پخش یک پیغام تبلیغاتی ضبط گردیده را دارد .

ب ) امکان یادآوری

از دیگر امکانات دفتر کار مجازی این می باشد که شما می توانید که در تقویم دفتر کار مجازی از طریق پنل وب قرار های ملاقات یا کارهای ضروری خود را وارد نموده و دفتر کار مجازی قبل از موعد آن رویداد با شما تماس گرفته و فعالیت مورد نظر را یاد آوری نماید .

4) دفتر کار مجازی با امکان اتصال به وب سایت سازمان و مدیریت باشگاه مشتریان و CRM :

تمامی امکانات لازم جهت مدیریت باشگاه مشتریان خود را در دفتر کار مجازی دارا می باشید , علاوه بر آن امکان اتصال این باشگاه مشتریان به وب سایت شرکتی خود ( WordPress , DNN ) را نیز خواهید داشت .

5) دفتر کار مجازی و مدیریت درون سازمانی :

الف ) یادآوری

دفتر کار مجازی قابلیت یادآوری هر مطلبی که در تقویم کاری ثبت شده باشد را نیز دارا می باشد و با تماس با فرد مورد نظر یادآوری های مورد نظر را انجام می دهد .

ب ) شنود مکالمات بدون اعلان

با دفتر کار مجازی امکان شنود هر مکالمه ای نیز میسر می باشد ( که در سیستم های سنتی پاناسونیک با فعال کردن امکان شنود با زدن بوق در گوش فرد مورد نظر , شنود شدن خط را گوشزد می نماید . )

ج ) امکان کنترل ترافیک مکالمات درون سازمانی

در دفتر کار مجازی شما می توانید تماس های ورودی را به صورت مدیریت شده بین اپراتورها تقسیم نمایید .

د ) پیجینگ درون سازمانی

اگر شما تمایل دارید مطلبی را برای همه سازمان یا بخشی از آن اعلام نمایید , می توانید از توانایی پیجینگ دفتر کار مجازی استفاده نمایید , بدین شکل که در زمان مورد نظر تمامی تلفن ها روی اسپیکر قرار گرفته و پیغام شما از آنها پخش می گردد .

ه ) پیجینگ صنعتی

دقیقاً مانند پیجینگ درون سازمانی می باشد با این تفاوت که در محیط های باز و یا صنعتی می توان از بلندگو های بزرگ استفاده نمود تا صدا به همه نقاط آن منطقه نیز برسد .

دفتر کار مجازی با امکان اتصال شعب بدون سخت افزار اضافی :

شما اگر دو یا چند شعبه در سازمان خود دارید چه در داخل یک شهر , چه در شهرستان و یا حتی خارج از کشور , می توانید با دفتر کار مجازی و البته وجود اینترنت بین شعبات خود به رایگان ارتباط برقرار نمایید و تماس بگیرید , به همان راحتی که داخلی همکار خود را در اتاق کناری گرفته . و این مکالمات هیچ گونه هزینه بین استانی یا کشوری برای شما نخواهد داشت .

دفتر کار مجازی با امکان ایجاد ایمیل :

اگر شما نیاز به یک میل سرور در داخل سازمان خود را احساس می نمایید دفتر کار مجازی این امکان را نیز برای شما به ارمغان می آورد تا بدون نیاز به سخت افزار و یا نرم افزار جانبی پست الکترونیک سازمان خود را ایجاد نموده و درون سازمان مدیریت نمایید . با امکان دریافت و ارسال ایمیل از طریق Outlook و یا Webmail .

دفتر کار مجازی با پشتیبانی و گارانتی :

در ابتدای خرید , سناریو ها و تنظیمات دلخواه شما توسط کارشناسان ما بر روی دفتر کار مجازی اعمال خواهد گردید و یک فایل PDF جهت راهنمایی تنظیمات ابتدایی دفتر کار مجازی در اختیار شما قرار خواهد گرفت . همچنین دفتر کار مجازی شامل 12 ماه گارانتی تعویض نیز می باشد .

به نظر شما چه امکانات دیگری دفتر کار مجازی را کامل تر می نماید , آنها را با ما در میان بگذارید .